Personvernerklæring for skrivDET

1. Behandlingsansvarlig

skrivDET eies og tilbys av Kvasetech AS, org.nr. 925 574 546, med adresse Thomassletta 3, 9513 Alta, Norge.

Når skrivDET brukes som en bedriftsløsning, kan arbeidsgiveren eller virksomheten din være behandlingsansvarlig for møteinnholdet, mens Kvasetech AS og valgte underleverandører behandler data på vegne av virksomheten. For slike oppsett gjelder også virksomhetens egne personvernregler og databehandleravtaler.

2. Hvilke opplysninger som kan behandles

Konto, tilgang og drift

• navn, e-postadresse, passordhash eller tilknyttet Microsoft-, Google-, Apple- eller OIDC-identitet
• organisasjonsmedlemskap, rolle, avtale, konfigurasjonsprofil og maltilganger
• tilfeldig installasjonsidentifikator, enhetsnavn, modell, operativsystem og appversjon
• innloggingsøkter, siste aktivitet, IP-adresse, brukeragent og sikkerhetshendelser

Innhold du arbeider med

• lydopptak og eventuelle importer du velger å bruke
• transkripsjoner, sammendrag, notater og dokumentutkast
• malvalg, dokumentstruktur og språkvalg
• støttekontekst og transkripsjonsordliste som du legger til

Oppsett og sikkerhet

• valg av taleleverandør, formatteringsleverandør og personvernkontroll
• serveradresser, modellnavn, priser og organisasjonens styrte policy
• API-nøkler som du selv legger inn lagres i operativsystemets sikre nøkkellager

Bruk, kvalitet og tilbakemelding

• tidspunkt, opptakslengde, filstørrelse, behandlingstrinn, leverandør og modell
• opplastings- og behandlingstid, token- eller minuttall, status, feil og beregnet kostnad
• tilbakemelding du sender, eventuell kontaktgodkjenning og begrenset teknisk diagnostikk
• maler, opptak og metadata som deles når forbedringsprogrammet er aktivert og samtykke foreligger
• begrenset, egenhostet besøksstatistikk for skrivdet.no, som besøkt side, tidspunkt, henvisende side og nettleser-/enhetstype; dette brukes ikke til annonser eller markedsføringsprofiler

Betaling og fakturering

For virksomhetskunder kan vi behandle organisasjons-, avdelings-, ordre- og fakturareferanser, avtaleperiode og dokumentert faktisk bruk. Betaling skjer ved direkte fakturering i henhold til bedriftsavtalen.

Kontakt og kundedialog

Hvis du kontakter oss eller får en organisasjonstilgang registrert på navn eller e-post, kan vi behandle disse opplysningene for å levere tjenesten, gi support og administrere bedriftsavtalen.

3. Hvorfor vi behandler opplysningene

• for å opprette konto, autentisere brukeren, håndheve enhetsgrenser og beskytte tilgang
• for å gi riktig organisasjonskonfigurasjon, malarkiv, tilgang og policy
• for å transkribere lyd og lage strukturerte notater eller dokumenter
• for å kjøre PII-kontroll og personvernsjekk når dette er aktivert
• for å beregne forbruk og kostnad, fakturere og dokumentere leveransen
• for å oppdage feil, forbedre stabilitet, forebygge misbruk og håndtere sikkerhetshendelser
• for å gi support og behandle tilbakemelding når du ber om det

Behandlingsgrunnlaget er normalt avtalen med deg, berettiget interesse i sikker og stabil drift, samtykke for frivillig forbedringsprogram, og rettslige plikter for regnskap og dokumentasjon. For enterprise bestemmer organisasjonen formål og behandlingsgrunnlag for arbeidsrelatert innhold.

4. Hvor behandlingen skjer

skrivDET er bevisst laget slik at behandlingen kan skje på ulike nivåer, avhengig av hva du eller organisasjonen din velger:

• På enheten: enkelte funksjoner kan kjøres lokalt på en iPhone, iPad eller Android-enhet, eller i tilknyttet lokal infrastruktur.
• skrivDET-backend: brukes for konto, sikker tilgang, enheter, avtale, konfigurasjon, bruksmåling og tilgang til malarkiv. Ved enterprise-policy kan lyd lastes sikkert opp hit før styrt behandling.
• Kundestyrt miljø: virksomheten kan bruke egne endepunkter for eksempel for Presidio, Microsoft Speech-container, Whisper, Ollama, vLLM eller andre interne tjenester.
• Eksterne skyleverandører: hvis du eller virksomheten velger det, kan lyd, transkripsjon eller dokumentinnhold behandles av valgte leverandører som for eksempel OpenAI, Google, Microsoft/Azure eller andre OpenAI-kompatible tjenester.

Hvilke leverandører som faktisk brukes, avhenger av innstillingene i appen og eventuelle bedriftsstyrte policyer. Vi anbefaler at virksomheter velger leverandører og oppsett som passer deres egne krav til sikkerhet, datalagring og databehandleravtaler.

5. Deling og utlevering

Vi selger ikke personopplysninger, og vi bruker ikke data til tredjepartsannonsering.

Opplysninger kan deles når det er nødvendig for å levere funksjonen du ber om, for eksempel:

• med skrivDET-backend for konto, sikkerhet, avtale, maltilgang, bruk og bedriftskonfigurasjon
• med tale- eller språkleverandøren du eller virksomheten har valgt
• med personvernkontroller som Presidio eller privacy review når slike steg er aktivert
• med virksomhetens egne systemer når skrivDET er satt opp mot interne endepunkter
• med drifts-, e-post- og infrastrukturtjenester som er nødvendige for å levere tjenesten
• dersom vi er rettslig forpliktet til det eller må beskytte tjenesten mot misbruk

Valgte leverandører kan behandle data utenfor Norge eller EØS. Dette avhenger av organisasjonens konfigurasjon og leverandøravtaler. Enterprise-kunder kan velge lokale og kundestyrte endepunkter. Vi selger ikke data og bruker ikke annonseidentifikatorer.

6. Lagring og sikkerhet

skrivDET lagrer økttoken og brukerlagte API-nøkler i operativsystemets sikre nøkkellager. Android-utgaven som distribueres via Google Play tillater ikke klarteksttrafikk og tar ikke systembackup av appdata. Opptak, transkripsjoner, notater, maler og innstillinger kan lagres lokalt på enheten til du sletter dem eller organisasjonens tidsfrist utløper.

Serverjobber og midlertidige filer begrenses til det som er nødvendig for behandlingen og gjeldende policy. Kontodata og driftsdata lagres så lenge kontoen eller avtalen er aktiv, og deretter bare så lenge det er nødvendig for sikkerhet, tvister, regnskap eller andre rettslige plikter. Enterprise kan fastsette tidsfrist for opptak. Frivillige bidrag til forbedringsprogrammet følger programmets samtykke og oppbevaringsfrist.

Vi bruker tilgangskontroll, kryptert transport for skrivDET-tjenester, separasjon av offentlige og interne tjenester, sikker nøkkellagring, revisjonslogg og begrensede tjenesteporter. Ingen sikkerhetsløsning kan garantere at hendelser aldri oppstår.

7. Dine valg og rettigheter

• Du kan slette opptak, notater og lokalt lagret innhold fra appen.
• Du kan slette kontoen under Innstillinger → Konto → Slett konto og data.
• Uten tilgang til appen kan du bruke nettsiden for kontosletting.
• Du kan velge lokale eller kundestyrte tjenester der slike alternativer er satt opp.
• Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet eller protest der dette følger av loven.
• Bedriftsbrukere bør også kontakte sin administrator eller arbeidsgiver ved spørsmål om møteinnhold behandlet på vegne av virksomheten.
• Du kan klage til Datatilsynet hvis du mener behandlingen ikke skjer i tråd med regelverket.

Når en konto slettes, fjernes autentiseringsdata, enheter, lokale brukerdata og forbedringsbidrag. Organisasjonsbruk og sikkerhetslogg kan anonymiseres og beholdes når organisasjonen eller Kvasetech AS har en dokumentert plikt til dette.

8. Automatiserte vurderinger og KI

Transkripsjon, PII-kontroll, personvernsjekk og dokumentgenerering er hjelpemidler som kan gjøre feil. De utgjør ikke i seg selv en juridisk avgjørelse eller garanti for at et dokument er korrekt. Brukeren må kontrollere resultatet før godkjenning eller deling.

9. Barn

skrivDET er laget for profesjonell og organisatorisk bruk, og er ikke rettet mot barn. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn gjennom appen.

10. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen når funksjoner, leverandører eller regelverk endrer seg. Den nyeste versjonen publiseres på denne siden.

11. Kontakt

Har du spørsmål om personvern i skrivDET, kan du kontakte Kvasetech AS via kontaktsiden på skrivdet.no, bruke skjemaet for kontosletting eller sende post til Thomassletta 3, 9513 Alta, Norge.